Jäsenrekisterin seloste

Rekisterinpitäjä

Nimi: Historioitsijat ilman rajoja ry
Osoite: Snellmaninkatu 14 c, 00170 (käynti) PL 54, 00014 Helsingin Yliopisto (posti)
Muut yhteystiedot: info@hwb.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Pääsihteeri Heta Hedman
Osoite: Snellmaninkatu 14 c, 00170 (käynti) PL 54, 00014 Helsingin Yliopisto (posti)
Muut yhteystiedot: heta.hedman@hwb.fi

Rekisterin nimi

Historioitsijat ilman rajoja ry:n jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäsentietoja käytetään jäsenmaksujen laskutukseen sekä jäsenviestintään (jäsenkirjeet ja -tiedotteet,
viestit toimintaan ja kampanjoihin liittyen). Jäsentiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä
jäsentä ei voi tunnistaa.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää listan Historioitsijat ilman rajoja ry:n jäsenistä. Rekisteriin kerätään yhdistyslain 11 §:n
mukaan jäsenten koko nimi ja kotipaikka.
Yhteystiedot: Rekisteri sisältää jäsenten sähköpostiosoitteen
Jäsenyystiedot: Rekisteriin on merkitty jäsenten liittymispäivämäärä, jäsennumero ja jäsenmaksusuoritukset. Rekisterissä on lisäksi tiedot ainaisjäsenyydestä.
Muut tiedot: Rekisteriin kerätään jäsenten kielitiedot viestinnän oikein kohdentamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisterin lähteenä ovat jäsenten toimittamat tiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenen nimi ja sähköpostiosoite voidaan luovuttaa postituspalvelujen tarjoajille esimerkiksi jäsenkirjeiden postittamista varten.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
– Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
– Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteystiedot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
– Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköinen jäsenrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.
Rekisterin käyttöoikeus on niillä Historioitsijat ilman rajoja ry:n työntekijöillä, jotka vastaavat
jäsenlaskutuksesta ja -viestinnästä.

Tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa tietonsa rekisterissä. Tarkastuksen voi tehdä ottamalla yhteyttä jäsenrekisterinpitäjään sähköpostitse.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyynnöt osoitetaan sähköpostitse jäsenrekisterinpitäjälle.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jokainen jäsenyyden saanut lisätään yhdistyksen uutiskirjelistalle yhdistyksen viestinnän edistämiseksi. Rekisteriin merkityillä on oikeus koska tahansa vaatia tietojensa poistamista tältä listalta. Nämä käyttöoikeuden rajaukset voi tehdä ottamalla yhteyttä jäsenrekisterinpitäjään sähköpostitse tai jokaisen uutiskirjeen yhteydessä olevan painikkeen avulla.