Henkilötietojen käsittely tapahtumissa

  1. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

    Jäsentapahtumiin (tai vastaaviin) liittyen käsitellään tapahtumailmoittautumisia. Tiedot ovat luottamuksellisia.

    Tapahtumailmoittautumisista voidaan kerätä seuraavia tietoja:
    – Etunimi
    – Sukunimi
    – Puhelinnumero
    – Sähköposti
    – Erityisruokavalio
    – Syntymäaika tai jäsennumero
    – Osallistuiko henkilö tapahtumaan

    Syyt, miksi yllä mainitut tiedot kerätään tapahtumailmoittautumisen yhteydessä:
    – Jäsenyyden tai osallistumisoikeuden varmistamiseksi, tapahtumaviestintä, ruokatarjoilu sekä tilatarve.
    – Tapahtumaan osallistumistieto: Palveluiden kehittämiseksi ja tulevaisuudessa palvelun räätälöimiseksi sekä palautekyselyt.

  2. HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEVÄT

    Ilmoittautumisia käsittelevät Yhdistyksen nettisivuja käyttävät työntekijät

  3. ERITYISTÄ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ TÄSSÄ TOIMINNOSSA

    Tila- ja cateringpalveluille ei anneta mitään henkilötietoja, ainoastaan henkilömäärät ja erityisruokavaliot (ei mitään henkilötietoja, esim. nimiä). Poikkeuksena ovat sellaiset tilat, joihin järjestäjä edellyttää henkilöstön tunnistautumista, esimerkiksi julkiset rakennukset.

  4. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

    Ilmoittautumistietoja säilytetään ensisijaisesti Historioitsijat ilman rajoja ry:n verkkosivuston tapahtumanhallintajärjestelmässä tai Excel-tiedostona. Molemmat ovat aina suojattu vähintään salasanalla.

    Tapahtuman käytännön järjestelyistä vastannut henkilö vastaa siitä, että yli 12 kk vanhojen tapahtumailmoittautumisten osalta henkilötiedot poistetaan järjestelmistä.