1. REKISTERINPITÄJÄ
Nimi: Historioitsijat ilman rajoja ry
Osoite: Snellmaninkatu 14 c, 00170 (käynti) PL 54, 00014 Helsingin Yliopisto (posti)
Muut yhteystiedot: info@hwb.fi
2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Nimi: Pääsihteeri Heta Hedman
Osoite: Snellmaninkatu 14 c, 00170 (käynti) PL 54, 00014 Helsingin Yliopisto (posti)
Muut yhteystiedot: heta.hedman@hwb.fi
3. REKISTERIN NIMI
Historioitsijat ilman rajoja ry:n uutiskirjerekisteri
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Rekisterin tietoja käytetään uutiskirjeiden lähettämiseen. Listan jäsenille lähetetään tietoa tapahtumista ja kampanjoista.
Uutiskirjeen lähettämisessä ja lukemisessa syntyneitä tietoja käytetään uutiskirjeen levikin seurantaan ja uutiskirjeen kehittämiseen.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteri sisältää listan Historioitsijat ilman rajoja ry:n uutiskirjeen tilaajista. Mitään alla olevia tietoja ei kerätä uutiskirjeen lukijoilta, jotka eivät kuulu tilaajalistalle (esim. jos uutiskirje on välitetty edelleen tai avattu muualla jaetun linkin kautta).
Listalle liittymisen yhteydessä tilaajilta kerätään seuraavat tiedot: sähköpostiosoite ja nimi.
Uutiskirjeen lukemisen yhteydessä rekisteriin voi tallentua seuraavia tietoja: IP-osoite, lukemisen päivä ja kellonaika, laite, selain tai sähköpostipalvelin ja tietoa siitä, mitä linkkejä tilaaja on uutiskirjeessä klikannut.
Tarkempia tietoja siitä, mitä tietoja uutiskirjepalvelu kerää ja miksi, löydät täältä:
MailChimp Privacy Policy (englanniksi)
MailChimp evästekäytänteet (englanniksi)
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Sähköpostiosoite ja nimi perustuvat tilaajan ilmoitukseen. Tiedot on ilmoitettu rekisteriin joko uutiskirjeen tilauslomakkeella tai ilmoittamalla ne sähköpostitse Historioitsijat ilman rajoja ry:n työntekijälle. Lisäksi kaikki jäsenet kuuluvat automaattisesti uutiskirjelistalle.
Uutiskirjeen käytön yhteydessä kerätään automaattisesti tietoa siitä, miten ja milloin uutiskirjettä on luettu ja mitkä sisällöt ovat kiinnostaneet. Lisätietoa tästä on kohdassa 5.
7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Tilaajalistaa säilytetään MailChimp-palvelussa, jonka omistaa ja jota hallinnoi The Rocket Science Group, LLC d/b/a MailChimp.
8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tilaajalistan tietoja säilytetään palvelimella, joka sijaitsee Georgiassa, Yhdysvalloissa. Henkilötietojen siirtämisessä EU:n ja Yhdysvaltain välillä noudatetaan EU:n ja Yhdysvaltain välistä
tietosuojaviitekehystä (EU-U.S. Privacy Shield Framework).
9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Sähköinen tilaajalista säilytetään MailChimpin palvelimella. Tietoihin on pääsy niillä Historioitsijat ilman rajoja ry:n työntekijöillä, jotka vastaavat järjestön viestinnästä. Palvelu on salasanalla suojattu. Salasana luovutetaan vain niille Historioitsijat ilman rajoja ry:n työntekijöille, jotka vastaavat järjestön viestinnästä. Salasanat on salattu niin, että ne ovat vain listan käyttäjien tiedossa eivätkä ne näy palveluntarjoajalle.
Tiedot tietojen lisäämisestä ja muutoksista tallentuvat rekisteriin, samoin tieto siitä, mitä kautta tieto on lisätty (Historioitsijat ilman rajoja ry:n työntekijän lisäämä/tilaajan lisäämä).
Järjestelmän tietosuojasta vastaa MailChimp, jolla on käytössä turvallisuuskäytänteet mm. datakeskusten, sovellusten ja toimistotilojen turvaamiseksi sekä tietomurtojen varalta. MailChimpin turvallisuuskäytänteistä voit lukea englanniksi.
10. TARKASTUSOIKEUS
Tilaajilla on oikeus tarkastaa tietonsa ja muuttaa niitä. Tämä onnistuu MailChimpissä kirjautumalla palveluun uutiskirjeessä olevasta linkistä. Tiedot voi myös tarkistaa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse.
11. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Tilaaja voi korjata tietonsa itse MailChimpissä kirjautumalla palveluun uutiskirjeessä olevasta linkistä. Rekisterinpitäjää voi pyytää korjaamaan tiedot sähköpostitse.
Omat tietonsa voi poistaa tilaajalistalta käyttämällä uutiskirjeen lopussa olevaa linkkiä. Tällöin tiedot poistetaan automaattisesti täysin rekisteristä. Tietojen poisto onnistuu myös ilmoituksella yhdistykselle, jolloin tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä rekisteristä.
